Wann es sich lohnt, eine Excel-Datei durch ein internes Tool abzulösen.

Eine Tabelle wird zum Risiko, wenn der Betrieb von ihr abhängt und niemand steuert, was mit ihr geschieht.

Fehler gehören dazu. Raymond Panko von der University of Hawaii hat in einer Übersicht, erstmals vorgestellt im Jahr 2000, sieben Prüfungen von 367 Tabellen aus Organisationen zusammengetragen. Sie fanden in 24 % davon Fehler. In den Prüfungen ab 1997, die Panko als gründlicher beschreibt, waren es 91 % von 54 Tabellen, und die meisten zählten nur schwerwiegende Fehler.

An fünf Anzeichen erkennen Sie, dass eine Datei so weit ist.

• Mehrere Personen tragen Daten ein, und Kopien gehen per E-Mail hin und her
• Eine Person versteht die Formeln, und sonst traut sich niemand, etwas zu ändern
• Niemand kann sagen, wer eine Zahl geändert hat und wann
• In der Datei stehen Personendaten von Kunden oder Mitarbeitenden
• Geht die Datei verloren oder kaputt, steht die Arbeit still

Excel ist das richtige Werkzeug, wenn eine Person die Datei führt und damit rechnet, plant oder auswertet: ein Budget, eine Preiskalkulation, eine einmalige Auswertung. Lösen Sie eine solche Datei nicht ab. Ein eigenes Tool dafür kostet mehr, als das Problem wert ist.

Vor eigener Software liegen drei Stufen. Nehmen Sie die kleinste, die das Risiko beseitigt.

Eine geteilte Arbeitsmappe in Microsoft 365. Liegt die Datei auf OneDrive oder in SharePoint Online, können mehrere Personen sie gleichzeitig bearbeiten. Über den Versionsverlauf lassen sich frühere Versionen öffnen und wiederherstellen, und Excel für Microsoft 365 zeigt für die letzten 365 Tage, wer was wann geändert hat. Damit entfallen die Kopien per E-Mail. Zwei Grenzen bleiben. Ändern zwei Personen dieselbe Zelle, gewinnt in der Regel die zuletzt gespeicherte Änderung. Und der Blattschutz ist laut Microsoft nicht als Sicherheitsfunktion gedacht: Er verhindert nur, dass gesperrte Zellen geändert werden.

Ein Standardprodukt. Erledigt die Datei eine Aufgabe, die viele Unternehmen haben, etwa Kundenverwaltung, Zeiterfassung oder Lager, suchen Sie zuerst nach einem fertigen Produkt. Sie passen Ihren Ablauf daran an und müssen keine eigene Software besitzen.

Ein No-Code-Tool. Hier stellt jemand aus Ihrem Team Tabellen, Formulare und einfache Abläufe ohne Programmieren zusammen. Nehmen Sie eines, wenn der Ablauf einfach ist und eine Person im Unternehmen sich darum kümmert.

Ein eigenes internes Tool. Das ist eine Webanwendung, die für Ihren Ablauf gebaut wird. Sie lohnt sich, wenn es den Ablauf so nur bei Ihnen gibt, kein Produkt dazu passt und ein Fehler Geld kostet.

Ich baue Webanwendungen und interne Tools mit Konten, Rollen und Zahlungen. Ein eigenes Tool bringt vier Dinge, die den anderen Möglichkeiten fehlen.

• Konten und Rollen: Jede Person meldet sich an und sieht und ändert nur, was ihre Rolle erlaubt
• Ein Änderungsprotokoll: wer welchen Wert wann geändert hat, aufbewahrt, so lange Sie es festlegen
• Regeln, die sich nicht umgehen lassen: Ein Pflichtfeld, eine Preisgrenze oder eine Freigabe setzt die Software bei allen durch
• Anbindung an andere Systeme: Daten gelangen ohne Abtippen in die Buchhaltung oder den Onlineshop

Das Datenschutzgesetz versteht unter Personendaten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Eine Liste mit den Namen von Mitarbeitenden oder Privatkunden enthält solche Daten. Artikel 8 verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen. Artikel 12 verlangt ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, mit Ausnahmen für Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen und deren Datenbearbeitung ein geringes Risiko mit sich bringt. Nach Artikel 24 ist eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffene Person führt, so rasch als möglich dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu melden. Als Verletzung gilt auch, wenn Personendaten unbeabsichtigt verloren gehen oder Unbefugten zugänglich werden.

Bei einer Datei, die jede Person kopieren und weiterleiten kann, lassen sich diese Massnahmen schwer belegen.

Stellen Sie nicht an einem Stichtag alles um. Die Datei läuft weiter, bis das neue Tool gezeigt hat, dass es funktioniert. Ich baue in kurzen Phasen, mit funktionierender Software von Anfang an.

• Halten Sie fest, was die Datei heute tut: wer was einträgt, welche Formeln zählen, welche Auswertungen daraus entstehen
• Beginnen Sie mit dem Teil, der am meisten Mühe macht, zum Beispiel mit der Eingabe durch mehrere Personen
• Übernehmen Sie die bestehenden Daten und vergleichen Sie die Summen im Tool mit denen in der Datei
• Lassen Sie beides für eine feste Zeit parallel laufen, sperren Sie die Datei danach für Änderungen und archivieren Sie sie