KI in der Immobilienverwaltung: Mieter, Bewerber und ihre Daten.
Die meisten Daten einer Liegenschaftsverwaltung sind nach Schweizer Recht nicht besonders schützenswert. KI kann deshalb einen grossen Teil der Mieterkorrespondenz übernehmen. Am meisten Sorgfalt brauchen Bewerbungen, und dafür hat der Datenschutzbeauftragte des Bundes Regeln veröffentlicht.
Wo KI einer Verwaltung hilft
- Eingehende Mieterpost und Schadenmeldungen nach Liegenschaft und Dringlichkeit sortieren und an die richtige Person weitergeben
- Antworten auf Mieterfragen aus Mietvertrag, Hausordnung und früheren Antworten entwerfen
- Standardbriefe entwerfen, etwa Ankündigungen von Arbeiten, Mahnungen und Termine für Wohnungsübergaben
- Fragen des Teams aus den eigenen Vorlagen und Abläufen beantworten
- Eigentümerberichte und Protokolle zusammenfassen
Welche Mieterdaten heikel sind
Der Immobilienverband SVIT schreibt in seiner Branchenempfehlung zum Datenschutz von 2022, dass die überragende Mehrheit der Daten in der Branche keine besonders schützenswerten Personendaten sind. Als Ausnahme nennt er den Betreibungsregisterauszug bei den Abklärungen zum Mietvertrag. Auf der Liste des Gesetzes stehen unter anderem Gesundheit, Religion und Intimsphäre, Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfahren und über Sozialhilfe.
Solche Daten kommen auch in der Verwaltung vor: ein Arztzeugnis zu einer Kündigung, ein Vermerk, dass der Sozialdienst die Miete zahlt, eine Schadenmeldung, die eine Krankheit nennt. Solche Post geht an eine Person.
Was Bewerber gefragt werden dürfen
Das Merkblatt des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu Anmeldeformularen, aktualisiert im Juli 2025, setzt die Grenzen. Daten über Mietinteressenten zu beschaffen, ist grundsätzlich zulässig, soweit sie dazu geeignet sind, nach objektiven Kriterien eine geeignete Mieterschaft auszuwählen.
- Zulässig: Personalien und Kontaktdaten, Schweizer oder ausländische Staatsangehörigkeit mit Art und Ablauf der Aufenthaltsbewilligung, Einkommen und eine Kopie des Betreibungsregisterauszugs
- Grundsätzlich nicht zulässig: Zivilstand, Konfession und Nationalität
- Nur von der ausgewählten Mieterschaft: Kopien von Ausweis und Lohnabrechnungen
- Nach Unterzeichnung des Mietvertrags: Formulare und Beilagen der übrigen Bewerber werden vernichtet
Was das für ein KI-Werkzeug heisst
Ein KI-Werkzeug darf Bewerbungen nach den Kriterien sortieren, die das Formular erlaubt, und ein Mensch entscheidet. Drei Punkte aus dem Merkblatt bestimmen, wie es eingerichtet wird. Die Daten dienen der Auswahl für dieses eine Objekt, ein Werkzeug darf sie also ohne Einwilligung nicht für andere Objekte oder eine Warteliste behalten. Nur die Personen, die die Mieterschaft auswählen, dürfen sie sehen. Und ist das Objekt vermietet, müssen die Daten der übrigen Bewerber gelöscht werden, auch im Werkzeug.
Für den KI-Anbieter selbst gilt dieselbe Regel wie für jeden Dienstleister: Nach Artikel 9 DSG darf er die Daten nur so bearbeiten, wie Sie es selbst dürften, per Vertrag, und er muss sie sicher halten.
So fangen Sie an
- Wählen Sie ein Postfach, etwa Mieterfragen für ein Portfolio, und lassen Sie die KI einen Monat lang die Antworten entwerfen
- Lassen Sie jede Antwort, die hinausgeht, von einer Person prüfen, bis die Fehlerquote bekannt ist
- Wählen Sie einen Anbieter mit Geschäftsvertrag, Auftragsbearbeitungsvertrag und ohne Training mit Ihren Daten
- Richten Sie Bewerbungen getrennt ein, mit Zugriff nur für das Vermietungsteam und Löschung nach der Vermietung
- Halten Sie die Regel auf einer Seite fest, damit alle wissen, was wohin darf
Fragen
Darf KI unsere Mieter auswählen?
Sie darf Bewerbungen nach den objektiven Kriterien sortieren, die der EDÖB zulässt, etwa Einkommen und Betreibungsregisterauszug. Entscheiden tut ein Mensch. Fragen nach Zivilstand, Konfession und Nationalität bleiben vom Formular weg, und die KI bekommt sie auch nicht.
Ist ein Betreibungsregisterauszug besonders schützenswert?
Er steht nicht auf der Liste des Gesetzes. Der EDÖB erlaubt, von allen Bewerbern eine Kopie zu verlangen. Der SVIT nennt ihn trotzdem als einzige Ausnahme in der Mieterprüfung, bei der heikle Daten eine Rolle spielen. Gehen Sie sorgfältig damit um.
Kann KI Mietern direkt antworten?
Bei Fragen, die Mietvertrag oder Hausordnung beantworten, ja, nachdem eine Person ihre Antworten eine Zeit lang geprüft hat. Post zu Gesundheit, Sozialdienst oder einem Streit geht an eine Person.