KI im Treuhandbüro: was Ihre Kundendaten erlauben.
Ein Treuhandbüro darf für die meisten Mandate einen KI-Anbieter nutzen, wenn der Vertrag mit dem Anbieter das Datenschutzgesetz erfüllt. Revisionsmandate und Kunden mit einer Geheimhaltungsklausel brauchen eine strengere Lösung.
Welche Geheimhaltungsregeln gelten
Das Berufsgeheimnis des Strafgesetzbuchs, Artikel 321, nennt unter anderem Rechtsanwälte, Notare, Ärzte und nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren. Treuhänder als solche stehen nicht auf der Liste. Die Revisionsstelle wahrt das Geheimnis über ihre Feststellungen nach Artikel 730b OR. Revisionsarbeit fällt deshalb unter die strengere Regel.
Für alle anderen Mandate gelten drei Regeln. Das Datenschutzgesetz bestraft, wer geheime Personendaten vorsätzlich offenbart, die er in einem Beruf erfahren hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert, mit Busse bis zu 250'000 Franken. Das Obligationenrecht macht Sie haftbar für die getreue und sorgfältige Ausführung des Auftrags. Und viele Mandatsverträge enthalten eine eigene Geheimhaltungsklausel.
Was ein KI-Anbieter erhalten darf
Ein KI-Anbieter, der Kundendaten für Sie bearbeitet, ist Auftragsbearbeiter. Nach Artikel 9 DSG dürfen Sie ihm die Daten per Vertrag übergeben, wenn er sie nur so bearbeitet, wie Sie es selbst dürften, und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht das verbietet. Sie müssen sich zudem vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann. Wer Daten einem Auftragsbearbeiter übergibt, ohne diese Bedingungen zu erfüllen, riskiert eine Busse bis zu 250'000 Franken.
Ein Anbieter mit Geschäftsvertrag, Auftragsbearbeitungsvertrag und ohne Training mit Ihren Daten deckt die gewöhnliche Buchhaltung, Lohn- und Steuerarbeit ab. Revisionsdaten und Daten von Kunden, deren Vertrag die Weitergabe verbietet, gehen an ein selbst betriebenes Modell oder bleiben ausserhalb von KI-Werkzeugen.
Welche Kundendaten besonders schützenswert sind
Lohn- und Steuerzahlen stehen nicht auf der Liste der besonders schützenswerten Personendaten. Manche Unterlagen im Treuhandbüro enthalten trotzdem solche Daten:
- Gesundheitsdaten, etwa in Arztzeugnissen und Unfallmeldungen in der Lohnbuchhaltung
- Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe
- Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen
- Die Religionszugehörigkeit, wo sie in Steuerunterlagen steht
Wo KI im Treuhandbüro hilft
KI hilft bei der Textarbeit rund um die Zahlen. Die definitiven Zahlen bleiben in Ihrer Buchhaltungssoftware, denn ein Sprachmodell ist stark mit Text und unzuverlässig bei exakten Summen.
- Eingehende Belege und Unterlagen nach Kunde und Art sortieren
- Kundenbriefe, Mahnungen und Erläuterungen zur Steuererklärung entwerfen
- Fragen des Teams aus den eigenen Vorlagen, Wegleitungen und früheren Antworten beantworten
- Neue Kreisschreiben und Entscheide für das Team zusammenfassen
- Den ersten Entwurf einer Unterlagenliste für den Jahresabschluss erstellen
Wer für das Ergebnis haftet
Der Treuhänder. Eine Einordnung im Blog von TREUHAND|SUISSE vom September 2026 hält fest: Der Treuhänder bleibt gegenüber dem Kunden für die sorgfältige Erfüllung des Mandats verantwortlich, auch mit KI. Die KI darf recherchieren oder einen Entwurf erstellen, die fachliche Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Treuhänder. Lassen Sie jedes Ergebnis von jemandem prüfen, der das Dossier kennt, bevor es an den Kunden geht.
So fangen Sie an
- Listen Sie pro Mandat auf, welche Arten von Daten Ihr Team einer KI geben würde
- Markieren Sie Revisionsmandate und Verträge mit Geheimhaltungsklausel
- Wählen Sie für den Rest einen Anbieter mit Geschäftsvertrag und unterzeichnen Sie seinen Auftragsbearbeitungsvertrag
- Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die jede Woche anfällt, etwa Kundenbriefe, und messen Sie die Zeit davor und danach
- Halten Sie die Regel auf einer Seite fest, damit alle wissen, was wohin darf
Fragen
Gilt für Treuhänder ein Berufsgeheimnis wie für Anwälte?
Nicht nach dem Strafgesetzbuch, ausser sie arbeiten als nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren. Die Busse des Datenschutzgesetzes für das Offenbaren beruflich erfahrener geheimer Personendaten, die Sorgfaltspflicht im Auftrag und allfällige Geheimhaltungsklauseln gelten trotzdem.
Dürfen wir die Buchhaltung eines Kunden in ChatGPT geben?
In ein Geschäftsabo oder die API mit Auftragsbearbeitungsvertrag und ohne Training mit Ihren Daten, ja, wenn keine Geheimhaltungsklausel es verbietet. Prüfen Sie, wo der Anbieter die Daten bearbeitet und, bei den USA, ob er nach dem Datenschutzrahmen zwischen der Schweiz und den USA zertifiziert ist.
Sind Lohndaten besonders schützenswert?
Nein, Lohnzahlen stehen nicht auf der Liste des Gesetzes. Gesundheitsdaten im selben Lohndossier, etwa ein Arztzeugnis, schon.